在多年的会议策划中，常常会遇到一些难题，其中之一就是：领导和嘉宾的讲话时间该不该有所控制，发言人的发言超时了怎么办……

      类似这种问题，在每一场会议中都会存在，也是会议主办方比较头疼的事情。上台发言的基本都是大领导、特邀嘉宾，不好规定发言的时间，即使规定了发言时间，领导上台多说几句少说几句或者严重超时了，也不好打断。而在一些会议中，经常见到一些领导上台长篇大论，一个五分钟的致辞讲了十几二十分钟，严重拖慢了会议节奏，第二位领导上去又超时了十分钟，这样后面介绍产品的工程师不得不将主要内容进行压缩，使得会议虎头蛇尾，重要信息内容不突出，与会者也得不到好的会议体验，会议效果大打折扣。

     所以说，在拟订会议议程时，就应对每位发言人的发言时间有所限定，并一律通知其本人，以便发言人在拟定发言稿时按照规定时间来安排内容，这样即使有时间上的偏差，也不会超出太多。

      另外，在发言人发言之前要再次关照一下其限定的时间长度，这可以在嘉宾签到结束后在休息室进行提醒，或者开场前由专人进行对接，有意或者无意地将规定的时间告诉嘉宾。另外也可使用一些技术性手段，比如用倒计时提示牌来进行提示，在发言结束的五分钟前、三分钟前加以提示，可以收到较好的效果；也可以用铃声或者用音乐进行提示。

      在一些报告中，可使用PPT倒计时软件来控制时间，时间一到，PPT将自动关闭，不论报告是否结束，将不再继续，这种形式适合于一些学术性的报告或竞赛性质的会议中，每位发言者的时间相同，相对比较公平，当然，时间的规定以及时间控制方法应该在会议筹备时就通知发言人，以便发言人进行练习。这种情况，倒计时软件可以取到良好的效果。

     当然，不要忘记将时间的规定通知主持人，便于主持人在主持过程中进行灵活处理。在主持会议过程中，主持人限制发言时间，可采用前期沟通、手势提醒、递纸条、站在舞台一角进行提醒等方法，不可手法粗暴，态度恶劣，更不能当众口头打断领导的发言，令其难以下台。

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